POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Protección y tratamiento de datos

Johana Manchola Arévalo de acuerdo al objeto de la Ley 1581 de 2012 ha establecido su política de protección y tratamiento de datos con el ánimo de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a las que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
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A. Definiciones

Para los efectos de la presente política, se entiende por:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
  • Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

B. Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos

1. Responsable del Tratamiento de Datos
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C. Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto
    del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
    Tratamiento.

D. Procedimientos

Los procedimientos que llegasen a requerir efectuar los titulares: Consultas, Reclamos, Requisito de procebilidad, Recolección de los datos personales; pueden ser consultados en el documento completo de Políticas para el Tratamiento y Protección de Datos Personales de Johana Manchola Arévalo, en el numeral D. Procedimientos, página 7
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E. Uso y finalidad

1. Clientes

  • Contactar a los clientes
  • Emisión de facturas
  • Para efecto de cruce de transacciones a las entidades bancarias propias
  • Otros posibles usos de la información derivados de la prestación del servicio
 
La finalidad de la recolección de estos datos es contactar al cliente y emitir las facturas derivadas de la prestación de nuestros servicios. La necesidad de recolectarlos se hace imperativa, ya que sin dichos datos, la empresa no podría realizar las acciones anteriormente mencionadas.
 
Finalidad, de acuerdo a lo definido por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):
 
  • Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación

2. Proveedores

  • Contactar a los proveedores
  • Pago de facturas, órdenes de pago, recibos y demás en efectivo, cheque o consignación
  • Otros posibles usos de la información derivados de la adquisición de bienes o servicios
 
La finalidad de la recolección de estos datos es contactar al proveedor y consignar en la entidad bancaria en la cual tiene la cuenta el proveedor o realizar el pago presencial en contraprestación del bien o servicio adquirido. La necesidad de recolectarlos se hace imperativa, ya que sin dichos datos, la empresa no podría realizar las acciones anteriormente mencionadas.
 
Finalidad, de acuerdo a lo definido por la Superintendencia de Industria y
Comercio (SIC):
 
  • Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos

F. Autorización

Se adoptarán los siguientes procedimientos para solicitar la autorización del titular para el tratamiento de sus datos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, mediante lo indicado en el numeral 5 Autorización, en el documento de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Johana Manchola Arévalo.

G. Aviso de privacidad

 
En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, se informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al
momento de la recolección de los datos personales. (Decreto 1377 de 2013, art. 14) Las disposiciones acerca de los Avisos de privacidad, se encuentran en el documento de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Johana Manchola Arévalo, en el numeral 6.
Uso y finalidad

H. Medio empleado para la recolección y tratamiento de datos

La recolección y tratamiento de datos se realizará por medio electrónico, llevando el registro en el software World Office y físico por medio de las facturas de venta. La autorización de los titulares también se tendrá en registros electrónicos sea en correo electrónico o en archivo con extensión PDF o DOC.
 
1. Seguridad de las bases de datos
La custodia de las bases de datos será completamente confidencial y reservada para los involucrados en su manejo, como medida de seguridad informática, Johana Manchola Arévalo mantendrá un antivirus con protección especial para prevenir el robo o hackeo de datos almacenados en sus dispositivos.

I. Vigencia

1. Fecha entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información
 
La presente Política de Tratamiento de la Información entrará en vigencia desde el próximo 1 de diciembre de 2017
 
2. Período de vigencia de la base de datos
Las bases de datos consignadas tendrán vigencia de acuerdo a la finalidad para la cuál estén construidas, teniendo en cuenta también la normatividad que obligue a la conservación de ciertos datos o soportes.
 
(1) Clientes
10 años de acuerdo a la Ley 962 de 2005
 
(2) Proveedores
10 años de acuerdo a la Ley 962 de 2005

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